---
Пройти Антиплагиат ©

Главная » Организационное поведение. Учебник » 14. Деловые совещания



Деловые совещания

Creative Commons «Attribution» («Атрибуция») 4.0 Всемирная. Найти рефераты и курсовые по данной теме Уникализировать текст 



 

Совещание как вид коммуникаций


Деловые совещания (заседания) — это важнейшая форма совместного обсуждения производственных, управленческих и иных вопросов, обмена информацией, анализа ситуации, а также способ выработки и принятия управленческих решений. Они играют весьма важную роль в процессе управленческой деятельности и отличаются значительным разнообразием по целям и формам.
Преимущества деловых совещаний (заседаний) перед другими видами управленческой деятельности:
— в ходе обсуждения предлагаются и рассматриваются разнообразные подходы к решению проблемы;
— проявляются и усиливаются ответственность и взаимопонимание между участниками совещания;
— участникам совещания, как правило, предоставляется возможность свободного обмена мнениями по проблеме;
— в процессе выработки решения используется значительный объем информации и знаний участников совещания;
— создаются условия для принятия обоснованных решений.
Недостатки деловых совещаний:
— размывание ответственности за принимаемые решения;
— велико и не на пользу качеству решений влияние сильных личностей — менеджеров;
— процесс подготовки и проведения совещания требует значительно больших по сравнению с другими видами управленческой деятельности затрат времени и средств. Так, опросы показывают, что менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80% своего времени проводят на совещаниях и конференциях.
При этом многие совещания имеют весьма низкую эффективность в связи с неудовлетворительными подготовкой и организацией, неумелым проведением, длительностью проведения и т. д. Более того, некоторые совещания являются совершенно ненужными.
Для определения экономической эффективности (Э) проводимых совещаний можно использовать формулу:

где Р — затраты на подготовку и проведение совещания, руб.;
П — положительный результат или доходы, полученные в результате проведения совещания, руб.
Следует заметить, что результаты некоторых совещаний практически невозможно и нецелесообразно измерять в денежном выражении.
При положительной разнице, т. е. при превышении результатов над затратами, совещание можно считать эффективным, при отрицательной — неэффективным.
Затраты на подготовку и проведение деловых совещаний можно определять по формуле

где 3; — средняя часовая заработная плата работника, занятого подготовкой совещания, руб.;
3| j — средняя часовая заработная плата участника совещания, руб.;
Т — время, затраченное на подготовку совещания, ч;
Т,— время, необходимое на участие в совещании, включающее время заседания, а также время на поездку к месту проведения совещания и обратно, ч;
г = 1, 2, ..., Н — количество работников, занятых подготовкой совещания;
j = 1, 2,..., М — количество участников совещания;
К — командировочные расходы в расчете на одного участника, руб.;
О — накладные расходы, руб.
С целью снижения затрат на подготовку и проведение совещаний рекомендуется:
— сокращать продолжительность заседаний, частоту их проведения;
— уменьшать количество участников заседаний;
— упрощать процедуру подготовки и проведения совещаний;
— использовать по возможности альтернативные совещанию виды деятельности (неформальная встреча, связь по селектору, Интернет, Интранет).
Порядок подготовки делового совещания таков:
1. Определение целей и задач совещания. Непосредственный сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость:
— в обмене информацией;
— выявлении мнений;
— анализе трудных ситуаций и проблем;
— принятии решений по комплексным вопросам.
2. Назначение ответственных за подготовку совещания и распределение между ними обязанностей.
3. Составление (иногда) сметы расходов на подготовку и проведение совещания.
4. Определение даты и времени проведения совещания (с учетом доступности для участников и возможности подготовиться). Следует проверить, чтобы это время не совпадало со временем проведения других мероприятий.
5. Выбор подходящего помещения, бронирование его.
6. Подготовка и утверждение конкретной повестки совещания с указанием докладчиков, времени, необходимого для рассмотрения каждого вопроса в соответствии с его значимостью. Вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности.
7. Составление списка участников совещания. При этом следует сузить, насколько возможно, этот круг, пригласив лишь тех, без кого нельзя обойтись.
8. Подготовка и рассылка приглашений и материалов участникам совещания в сроки, достаточные для их подготовки к совещанию. При этом следует проинформировать как можно конкретнее участников о повестке и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах и минутах, если отдельным участникам следует появиться к обсуждению определенных пунктов).
9. Подготовка помещения для проведения совещания, необходимых средств наглядной информации, технических и вспомогательных средств, объявлений и указателей.
10. Подготовка для участников совещания рабочих (раздаточных) материалов, блокнотов, ручек и т. д.
11. Бронирование мест в гостиницах для проживания иногородних участников.
12. Заказ транспорта для обслуживания участников совещания.
13. Заказ на обслуживание на предприятии общественным питанием.
14. Подготовка регистрации участников. При проведении совещания рекомендуется:
— начать заседание вовремя;
— сообщить о намерении провести его рационально, выразить уверенность в успешном ходе заседания;
— согласовать с участниками правила совместной работы: время выступлений, перерывов, окончания совещания; порядок принятия решений и т. д.;
— поручить одному из участников или секретарю ведение протокола;
— распознавать и блокировать такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения.
Установлено, что оптимальная активность при совместной умственной деятельности большого числа людей продолжается, как правило, 40~45 мин. Затем у многих участников совещания ослабляется внимание, возникают шум, движение, разговоры. Такое состояние продолжается 30-40 мин, после чего дискуссия вспыхивает с новой силой и наступает "период отрицательной активности". Он характеризуется тем, что человек становится неуправляем, ко всем относится нервозно и недоверчиво. Решения, принятые в это время, обычно отличаются экстремизмом. Если же совещание продолжается без перерыва более 2 ч, то более 90% участников соглашаются с любым решением, лишь бы оно побыстрее закончилось (рис. 4).
Перед окончанием совещания рекомендуется: — повторить принятые решения и меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия;

Рис. 4. Зависимость состояния участников совещания от его продолжительности
— пояснить: что, кем и к какому времени должно быть сделано;
— подготовить и раздать участникам краткий протокол, содержащий главным образом принятые решения, ответственных и сроки. При отсутствии такой возможности протокол разослать участникам и заинтересованным лицам не позже, чем через 48 ч.
Завершить совещание следует на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Поблагодарить выступавших, всех участников и готовивших совещание. Закончить совещание следует точно в назначенное время, чем обеспечить себе репутацию умелого организатора.
После совещания рекомендуется:
1) проанализировать ход и результаты состоявшегося совещания. Для этого можно провести опрос участников, выясняя:
— были ли достаточно ясными тема и цель совещания;
— получил ли каждый участник своевременно повестку дня и другие материалы;
— была ли достигнута цель совещания;
— следует ли продолжать проводить совещания;
— сколько времени было использовано неэффективно и т. п.;
2) по результатам анализа наметить, что может быть сделано лучше при подготовке и проведении следующего совещания;
3) контролировать выполнение принятых решений, добиваться полного и своевременного выполнения содержащихся в них планов и заданий;
4) проинформировать участников очередного заседания о выполнении решений предыдущего заседания.
 



Лекция, реферат. Деловые совещания - понятие и виды. Классификация, сущность и особенности. 2018-2019.

Оглавление книги открыть закрыть

1. Теории поведения человека в организации
2. Понятие организационное поведение
3. Вхождение человека в организацию
4. Научение поведению человека в организации
5. Взаимодействие человека и организации
6. Особенности организационного поведения в различных странах
7. Российская модель организационного поведения
8. Межкультурные взаимодействия в современных организациях
9. Понятие организационных изменений
10. Управление изменениями в организации
11. Сопротивление изменениям и его преодоление
12. Организационные коммуникации
13. Коммуникационный процесс
14. Деловые совещания
15. Деловое общение в организации
16. Телефонные коммуникации
17. Коммуникационные барьеры
18. Понятие, виды и процесс мотивации
19. Теории мотивации
20. Стимулирование трудовой деятельности
21. Менеджеры: понятие, функции, качества менеджера
22. Лидерское поведение менеджера
23. Стиль управления и имидж менеджера
24. Деловая этика менеджера
25. Правила поведения менеджера. Этикет менеджера
26. Власть и влияние менеджера
27. Формальное и неформальное управление менеджера
28. Поведение менеджера и собственника
29. Организация и условия управленческого труда
30. Самоменеджмент руководителя
31. Трудовой коллектив (группа): понятие, виды
32. Команда и этапы ее развития
33. Организационная культура современной организации
34. Социально-психологический климат в коллективе
35. Неформальные коллективы в организации
36. Формирование трудового коллектива
37. Диагностика организационного поведения коллектива
38. Участие работников организации в управлении
39. Внутриорганизационные конфликты: понятие, виды, причины возникновения
40. Управление конфликтами в организации
41. Стрессы и управление ими




« назад Оглавление вперед »
13. Коммуникационный процесс « | » 15. Деловое общение в организации






 

Похожие работы:

Реинжиниринг и инновационные деловые процессы

19.08.2009/контрольная работа

Реинжиниринг: кардинальная перестройка и перепроектирование бизнес-процессов и организационных структур предприятия. Прямой и обратный реинжиниринг. Экономическая экспертиза коммерческого предложения или инновационного проекта, финансируемого из бюджета.

Анализ системы управления предприятия

14.06.2010/контрольная работа

Оценка системы управления предприятия. Построение структуры управления объекта и описание функционального управления с использованием матричного метода. Матрица распределения функций и ответственности работников управления. Деловые качества исполнителя.

Индивидуальные и личностные характеристики, влияющие на личность человека

24.05.2009/контрольная работа

Индивидуальные и социальные характеристики личности работника. Физиологические свойства личности в отношениях к работе, к другим людям и к себе. Особые управленческие отношения между людьми. Нравственные, политические и деловые свойства личности.

Инновационные игры в подготоке менеджеров

2.09.2010/учебное пособие

Одним из эффективных методов подготовки квалифицированных кадров, получившим широкое распространение, среди форм обучения являются деловые игры. Методики деловых игр. Методы развития инновационного творчества отечественных и зарубежных исследователей.

Лидерство, стили управления, стиль руководителя

6.11.2008/контрольная работа

Работа руководителя. Формальное и неформальное лидерство. Ситуационная теория. Позитивная направленность лидера. Устранение негативного лидера. Управленческие роли. Решетка менеджмента. Стили управления и их характеристика. Деловые качества персонала.

Логика деловых отношений

28.03.2010/курс лекций

Сущность понятия "Публичное выступление". Этапы ораторской речи. Понятие "дискуссии", ее основные правила и виды. Тактика защиты при дискуссии. Подготовка и проведение переговоров. Деловые культуры США, отдельных стран Западной Европы, Азии и России XX в.

Сетевая организация

16.11.2009/курсовая работа

Сущность и эволюция сетевых организаций. Стабильная, внутренняя и динамическая сети, связи в сетевой организации. Информационная технология и сетевое предприятие. Основные виды организаций: корпоративные стратегические альянсы, глобальные деловые сети.

Собрание-совещание в управленческой деятельности руковолителя

7.03.2008/курсовая работа

Методы делового общения внутри коллектива. Организационные формы управленческих контактов. Проведение собраний и совещаний. Деловые беседы. Телефонные разговоры. Обход рабочих мест прием посетителей. Организация делового совещания на ООО "Альянс".

Этика и психология делового общения

14.03.2010/контрольная работа

Умение устанавливать деловые связи, сотрудничать с партнерами, управлять людьми. Деловое поведение работников, творческая самореализация личности в деловом поведении. Взаимодействие личности и коллектива предприятия. Ключевые понятия делового общения.

Деловое общение

15.01.2011/курсовая работа

Деловое и управленческое общение — процесс установления и развития профессиональных и деловых контактов между людьми: особенности, этапы и фазы, его оценка и анализ на примере ОАО "Гостиница "Москва"; деловые совещания, телефонный разговор и этикет.


 

Учебники по данной дисциплине

Система муниципального управления
Финансовый менеджмент
Менеджмент. Краткий курс.
Инновационный менеджмент. Учебник.
Коммерческая деятельность. Конспект лекций
История менеджмента
Стратегический менеджмент
Теория организации. Лекции
Теория управления
Менеджмент. Учебное пособие
Административный менеджмент
Менеджмент. Лекции
HR-менеджмент. Лекции
Государственное муниципальное управление
Теория организации. Краткие лекции
Менеджмент качества в таможенной деятельности
Конфликтология. Сборник лекций
Основы управления карьерой. Лекции
Планирование в организации
Организационная культура. Лекции
Основы менеджмента. Учебник
Управление человеческими ресурсами
Управление человеческими ресурсами. Лекции 2
Кадровая безопасность организации учебник
Управление изменениями. Учебник
Управление изменениями. Лекции
Институциональный менеджмент