⭐⭐⭐ Единый реферат-центр

Главная » Рефераты » Текст работы «Проблемы внедрения электронных систем документооборота.»


Проблемы внедрения электронных систем документооборота.

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПОДДЕРЖКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
2. РАЗЛИЧНЫЕ ПОДХОДЫ К ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
3. ПРИМЕРЫ АРХИТЕКТУРЫ РАЗЛИЧНЫХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
4. ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
5. ВЫВОДЫ О ПЕРСПЕКТИВАХ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
 

Дисциплина: Разное
Вид работы: курсовая работа
Язык: русский
Дата добавления: 6.04.2018
Размер файла: 268 Kb
Просмотров: 789
Загрузок: 4

Все приложения, графические материалы, формулы, таблицы и рисунки работы на тему: Проблемы внедрения электронных систем документооборота. (предмет: Разное) находятся в архиве, который можно скачать с нашего сайта.
Приступая к прочтению данного произведения (перемещая полосу прокрутки браузера вниз), Вы соглашаетесь с условиями открытой лицензии Creative Commons «Attribution» («Атрибуция») 4.0 Всемирная (CC BY 4.0)
.

Текст работыСкачать файл








Хочу скачать данную работу! Нажмите на слово скачать
Чтобы скачать работу бесплатно нужно вступить в нашу группу ВКонтакте. Просто кликните по кнопке ниже. Кстати, в нашей группе мы бесплатно помогаем с написанием учебных работ.

Через несколько секунд после проверки подписки появится ссылка на продолжение загрузки работы.
Сколько стоит заказать работу? Бесплатная оценка
Повысить оригинальность данной работы. Обход Антиплагиата.
Сделать работу самостоятельно с помощью "РЕФ-Мастера" ©
Узнать подробней о Реф-Мастере
РЕФ-Мастер - уникальная программа для самостоятельного написания рефератов, курсовых, контрольных и дипломных работ. При помощи РЕФ-Мастера можно легко и быстро сделать оригинальный реферат, контрольную или курсовую на базе готовой работы - Проблемы внедрения электронных систем документооборота..
Основные инструменты, используемые профессиональными рефератными агентствами, теперь в распоряжении пользователей реф.рф абсолютно бесплатно!
Как правильно написать введение?
Подробней о нашей инструкции по введению
Секреты идеального введения курсовой работы (а также реферата и диплома) от профессиональных авторов крупнейших рефератных агентств России. Узнайте, как правильно сформулировать актуальность темы работы, определить цели и задачи, указать предмет, объект и методы исследования, а также теоретическую, нормативно-правовую и практическую базу Вашей работы.
Как правильно написать заключение?
Подробней о нашей инструкции по заключению
Секреты идеального заключения дипломной и курсовой работы от профессиональных авторов крупнейших рефератных агентств России. Узнайте, как правильно сформулировать выводы о проделанной работы и составить рекомендации по совершенствованию изучаемого вопроса.
Всё об оформлении списка литературы по ГОСТу Как оформить список литературы по ГОСТу?
Рекомендуем
Учебники по дисциплине: Разное


Краткое описание документа: Проблемы внедрения электронных систем документооборота. курсовая работа по дисциплине Разное. Понятие, сущность и виды, 2017.

Как скачать? | + Увеличить шрифт | - Уменьшить шрифт






курсовая работа по дисциплине Разное на тему: Проблемы внедрения электронных систем документооборота.; понятие и виды, классификация и структура, 2016-2017, 2018 год.

ВВЕДЕНИЕ
 
Исторически системы электронного документооборота (СЭД) в Российской федерации формировались по другой линии, чем в целом мире. Данное обуславливается другой концепцией документооборота и распределения ответственности. За границей ответственность за документацию несет руководитель – он финансово заинтересован в соглашении, сделке, плане; руководитель беспокоится о сроках, осуществляет контроль освоение важного документа, координирует его. 
Зарубежные СЭД – системы управления контентом, Enterprise Content Management, создавались, в главную очередь, для торговых структур по «горизонтальному принципу» и рассчитаны на клерка торговой компании. В Советском Союзе, а затем и в Российской федерации, существовала выстроенная «вертикальная» система контролирования выполнения бумаг и постановлений – обязанность постоянно несёт управляющий и он же распределяет задачи, регулирует сроки, берет на себя либо отклоняет отчёты.
Автоматизирование документооборота возникло с возникновением персональных ПК. Программистами формировались простые учётные базы данных, в которых записывались поступающие и отправляющиеся бумаги, задания, постановления. Решались простые проблемы контролирования сроков выполнения бумаг, отчётности, отыскивания. Подобные проекты покрывали необходимость в канцелярии, делопроизводителей.
Электронный документооборот (ЭДО) – такое аспект, при котором документы с этапа формирования вплоть до исполнения либо сдачи в архив хранятся и редактируются в электронном варианте. Программы либо программные комплексы, которые гарантируют управление ЭДО в компании, именуют системами автоматизации документооборота (СЭД). Данные постановления дают возможность работать в том числе и с юридически ценными бумагами из-за результата применения электронной цифровой подписи.
Автоматизирование управления документооборотом – это незаменимость в фирмах с развилистой структурой, где управлению необходимы вспомогательные ресурсы концентрированного контролирования. В больших и средних организациях с крупным документооборотом трансформация в ЭДО – в некоторых случаях исключительный метод брать под наблюдение «бумажный сумбур», в котором свободно исчезают не только лишь проблемы, но и покупатели.
На российском рынке имеется ряд систем ЭДО. Их превосходство в том, то что они предусматривают условия отечественного законодательства и регулярно обновляются, для того чтобы представить комплект важных конфигураций отчетности и учета.
Целью работы является рассмотрение проблем внедрения электронных систем документооборота.
Объект исследования: информационные системы поддержки деятельности предприятий.
Предмет исследования: использование систем электронного документооборота.
Задачи работы следующие:
1. Рассмотреть подходы к внедрению систем обеспечения электронного документооборота (СЭД);
2. Проанализировать особенности различных систем электронного документооборота;
3. Рассмотреть основные проблемы внедрения систем электронного документооборота для различных предприятий и организаций;
4. Составить выводы о перспективах развития информационных технологий для СЭД.
 
1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПОДДЕРЖКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
 
За последнее десятилетие в фирмах с постоянным научно-техническим циклом начали обширно вводиться информативные концепции и АСУ новейшего поколения, базирующиеся на нынешных достоинствах в сфере компьютерных и сетевых технологий. Присутствие данном компании с полностью либо отчасти постоянным производством, как принцип, принадлежат к сравнительно благоприятным отраслям нашей экономики (нефтеперерабатывающая, нефтехимическая, металлургическая и т.п.), то, что дает возможность им инвестировать значительные капиталовложения в становление средств автоматизации изготовления и управления производством.
В настоящее время сформировалось распределение средств индустриальной автоматизации на системы, функционирующие в рамках отделов, управлений, отраслей (применительно к терминологии ГОСТ 34.003-90 [1] рассматриваемые как АСУ предприятия (АСУП)), и автоматизированные системы прогноза и управления научно-техническими правилами и действиями - АСУ технологическими процессами (АСУТП).
Необходимо выделить то, что наравне со стремительными темпами и обширными масштабами введения средств автоматизации данный исторический период характеризуется и вблизи явлений, оказавших негативное воздействие в формирование АСУП и АСУТП. Из числа их необходимо выделить:
- возникновение многих реализаций автоматизированных систем (АС) от разных изготовителей и, как результат, весьма различный штат средств (в первую очередь всего программных) эксплуатируемых АС;
- отрывчатое введение и местное применение АС с целью индивидуальных задач управления (явление, получившее наименование "лоскутная автоматизация");
- отдаление средств решения вопросов автоматизированного управления предприятием и технологическими процессами (ТП), выразившееся в ряде компаний в формировании независимых подразделений АСУП и АСУТП в составе одной либо разных отраслей;
- внедрение значительно менее интеллектуальных концепций, нежели это планировалось идеологией построения АСУ 80-х годов, что разъясняется стремлением изготовителей АС к стремительной окупаемости исследований в комбинации с ожиданиями явного фактического итога с покупаемых средств автоматизации со стороны управления фирм.
Тем не менее, благоприятный навык введения различного рода АС, понимание рост значимости нынешних информационных технологий в жизнедеятельности индустриальных компаний, а также формирование технологий построения вычисляемых сеток, распределенного хранения и обрабатывания сведений непосредственным путем повергли к интенсификации введения средств автоматизации, и, равно как результат, к актуализации проблематики интеграции АС компании. Как фиксировалось в [2, С. 45], "задача интеграции подсистем АСУТП и АСУП переходит в разряд первостепенных, без решения которой уже трудно для себя представить сегодняшнее производство".
Рассмотрим важнейшие принципы интеграции АС предприятия [3, С. 115-118].
Принцип системности. 
Предметы управления комплекса промышленной автоматизации формируют раскрытую динамическую концепцию, погруженную в разнородную и нестационарную эволюционирующую производственную сферу и стремительно с ней взаимодействующую. При этом подразумевается, что как предмет управления, так и АСУ соответствуют абсолютно всем системным характеристикам: единства, структурированности и целенаправленности. 
Осуществление принципа системности приводит к потребности решения вопросов:
- первостепенного установления всемирной цели функционирования автоматизированной системы управления предприятием;
- идентификации внутренних и наружных возмущающих воздействий; многоуровневой декомпозиции структурных и многофункциональных подсистем; управления на базе иерархии математических моделей предметов управления. Значимым результатом принципа системности считается неаддитивность управления, в соответствии с которым общий комплекс автоматизированного управления предприятием в рамках интегрированной АСУ (ИАСУ) компании обязан осмеливаться на базе взаимозависимых модификаций отдельных подсистем, а никак не образовываться посредством обычного комплексирования (технологического сопряжения) данных подсистем.
Принцип иерархичности. 
Концепция автоматизации действий управления в компании обязана выстраиваться равно как многоуровневая иерархическая концепция. Степени иерархии АСУ обусловливаются степенями распределения действий управления [4, С. 87-88].
Принцип единства технологической информации. Итоги прогноза состояния научно-технических направлений обязаны быть основой как с целью постановления технико-финансовых вопросов управления производственным циклом, так и с целью постановления вопросов научно-технического управления (оптимизация процессов, вычисления физических балансов и технико-финансовых характеристик работы установок и т. д.).
Очевидно то, что в базе формирования ИАСУ индустриальных компаний находится объединение АСУП и АСУТП, что осложняется единым вблизи условий. Из числа их следует отметить последующие три, обладающие главное значение с целью подбора подхода к исполнению интеграции.
1.Динамичность состава и среды функционирования АС предприятия. 
В ходе жизнедеятельности любой фирмы случаются различного рода переустройства координационного, научно-технического и технологического характера, касающиеся концепции и (либо) предмета управления;
2.Существенное различие темпов наступления отслеживаемых событий для АСУП и АСУТП.  
Регулирование ТП действуют в реальном масштабе времени, характеризуемом действием предметов управления, а к управлению предприятием условия реального масштаба времени никак не предъявляются, что в практике приводит к потребности формирования между АСУП и АСУТП промежуточных накопителей и преобразователей информации.
3.Различие масштабов "старения" средств автоматизации управления и промышленного оборудования. 
Как зафиксировано в [5, С. 114], в случае если технические средства вычислительной техники "устаревают" в среднем спустя 6-12 месяцев уже после выхода на рынок, а новейшие версии нынешних информационных систем уходят через время, в таком случае промышленная организация никак не способна себе предоставить возможность столь частую замену не только лишь научно-технического, но и измерительного и исполнительного оснащения, кабельного хозяйства и т. д. 
Вследствие этого совершается "наслоение" АС, имеющих отношение к различным поколениям вычислительной техники, программного обеспечения, средств промышленной автоматизации и т.д.
 
2. РАЗЛИЧНЫЕ ПОДХОДЫ К ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
 
Опыт внедрения автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота показал, что успех в достижении поставленной цели зависит не столько от организационных мер, сколько от следующих основных принципов [6]:
1. Научность концепции автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
2. Унификация и уникальность модели автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.
3. Оптимальность детализации правил и ограничений в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота.
4. Функциональная структурированность информации в базе данных.
5. Жизнеспособность автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.
Какую же цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?
В первую очередь руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота. На этапе принятия решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота от представителя заказчика порой приходится слышать рассуждения о том, зачем вообще надо внедрять системы электронного документооборота и какой экономический эффект даст внедрение СЭД. И считают, что лучше потратить деньги на модернизацию основных производственных фондов [7]. Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется та самая эффективность. Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.
 
3. ПРИМЕРЫ АРХИТЕКТУРЫ РАЗЛИЧНЫХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
 
СЭД ТЕЗИС - это современная, надежная и удобная система электронного документооборота. Система представляет собой комплексное программное решение, которое подходит для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессами в средних и крупных коммерческих компаниях, на промышленных предприятиях, в государственных и научно-образовательных учреждениях [8].
Система электронного документооборота ТЕЗИС позволяет решать различные задачи по автоматизации управления бизнесом, включая работу с документами и договорами, автоматизацию канцелярии и контроль исполнительской дисциплины. СЭД ТЕЗИС учитывает классические особенности бумажного документооборота и, в то же время, позволяет реализовывать в электронном виде уникальные бизнес-процессы каждой организации.
Сочетание инновационных технологий разработки программного обеспечения, признанных на мировом рынке, и лучших возможностей отечественного рынка СЭД, делает решение для управления электронными документами и задачами СЭД ТЕЗИС системой электронного документооборота нового поколения. Расширенная функциональность системы предоставляет эффективные инструменты для повышения производительности работы организации, прозрачности операций, сокращения расходов и оптимизации рабочего времени сотрудников.
Подобным образом на рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы показаны в таблице 1.
 
 
Таблица 1 – Системы электронного документооборота
Система Особенности Стоимость
Дело Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и
удобство использования.
От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
Логика Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн От 5000 руб за рабочее место при
развертывании на сервере организации
1С:Архив Полная интеграция с любыми
продуктами 1C, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио.
От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUM Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными. От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-
WorkFlow
Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы. От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.
 
 
4. ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
 
Главными пользователями и бизнес-заказчиками СЭД в течение многочисленных лет считались работники отраслей документационного обеспечения управления, по этой причине и концепции создавались на основании обычной им метафоры бумажного документооборота и картотечно-учетных функций. 
Подключение к работе с бумагами в сфере СЭД все более обширного круга пользователей позволило пройти путь от учетной концепции к инструменту формирования, распространения и управления абсолютно всем деловым контентом компании. В настоящее время в концепциях управления контентом работают управленцы абсолютно всех степеней - от управляющих высшего звена до линейных менеджеров.
Во многом вследствие этим категориям пользователей в сегодняшних СЭД возникли мобильные трудовые зоны и специальные постановления с целью электронного документирования разных деловых процессов - работы с соглашениями, закупочной документацией, материалами коллегиальных организаций и многого другого.
Вместе с этим переход документооборота в электронную конфигурацию зачастую делается самоцелью, СЭД/ЕСМ отрывается с ключевых процессов, а это препятствует в главную очередь тем, кто гарантирует основную деятельность компании.
Главы и квалифицированные эксперты должны осуществлять в СЭД далекую, вспомогательную работу по атрибутированию и документированию поступающей информации, абстрагируясь от собственной главной работы. Отрицательная реакция пользователей сопряжена с излишней регламентированностью действий документирования и зачастую появляется уже при внедрении электронных операций для классического внутреннего документооборота между подразделениями.
В результате при введении СЭД многочисленные проблемы, разрешение которых могло бы дать компании значимую выгоду, остаются за рамками автоматизации. Перечислим только определенные характерные трудности: 
-«лежащие» (необрабатываемые) заказы в предоставление тех или иных услуг подразделений друг к другу; 
-неудовлетворительная управляемость задействованных ресурсов; 
-своевременные неофициальные взаимодействия не протоколируются (не имеется регламентов – не имеется регистрации, а значит не имеется прозрачности); 
-повторение исполняемых задач в смежных информационных концепциях (излишнее протоколирование); 
-неопределенности в распределении ответственности (проблемы зачастую «нависают», если не имеется точного осмысления, кто именно обязан их разрешать) [9].
В настоящий период в компании среднего уровня могут быть введены десятки информационных систем. Чем же концепция электронного документооборота отличается от всего остального, с какими проблемами возможно встретиться при ее развёртывании и эксплуатации. Попытаемся сориентироваться.
Самое первое, что кидается в глаза – объем контингента. Как правило бухгалтерская программа определена в бухгалтерии и соседних подразделениях; правовые основы – у юристконсультов; какие-то специальные, отраслевые концепции – у ответственных персон. А вот концепция электронного документооборота вводится абсолютно всем работникам компании.
СЭД включает секретариат, управление, отделения сбыта и менеджмента, производственные структуры – почти везде, где ведётся деятельность с бумагами. Согласно уровня распространения с электронным документооборотом возможно сопоставить разве что электронную почту. E-mail как правило имеется у абсолютно всех работников компании, это стандарт де-факто уже. Не случайно первый оборот в фирмы, пусть даже складывающейся из двух человек, начинается с электронной почты – согласуются бумаги, отправляются поручения.
Но если число работников достигает десятков человек, а задач - сотен единиц, распоряжаться абсолютно всем процессом через электронную почту становится весьма малоэффективно.
Система электронного документооборота попадает в самый верх управляющего состава. Как правило, руководители никак не смотрят в бухгалтерскую систему, никак не функционируют со специальными информационными системами. При этом нынешний управляющий непосредственно, в электронном варианте, координирует и подписывает бумаги, непосредственно создает постановления и ориентирует их подчинённым. Безусловно, возможно поручить это ассистенту, секретарю. Но это повысит период принятия постановления и использует лишних людей. При этом в сегодняшнем бизнесе опасным становится проблема времени и скорости принятия постановления.
На третьем месте, но первое по значимости, – это воздействие системы документооборота на бизнес-процессы компании. Документооборот затрагивает многочисленные движения, которые сформировались в компании годами и нередко требуют перемен. 
Одна из наиболее частых ошибок при осуществлении проектов в крупных организациях – это стремление ввести документооборот, повторив один в один имеющиеся бизнес-процессы. Автоматизируя беспорядок, вы приобретете только лишь еще более значительный, но уже автоматизированный беспорядок. Будет масса жалоб к системе: она неудобная, не создает то, что необходимо.
Инструменты работы с системами автоматизации сегодня весьма гибкие. Их возможно устанавливать под потребности клиента, приспособить, подстраивать под бизнес-процессы. ВВЕДЕНИЕ СЭД – одна из возможностей взглянуть в собственные бизнес-процессы со стороны, попробовать их улучшить, увеличить результативность фирмы. При этом данное потребует комплексного обучения персонала, перемены координационно-распорядительных бумаг, выпуска определенных постановлений и указов. Итог станет весьма неплохой – увеличение культуры работы в компании, дисциплины, снижение экономических и координационных издержек, снижение бюрократии.
Особенности системы электронного документооборота – воздействие на целую компанию от рядовых работников вплоть до топ-менеджмента и затрагивание многочисленных бизнес-процессов. Это устанавливает характерные трудности введения СЭД.
В случае если не будет охвачено руководство, не удовлетворены потребности маркетинга в поиске и извлечении данных, контроле бумаг, трансляции задач до работников, в таком случае проект нельзя рассматривать благополучно внедрённым. Руководство обязано функционировать в системе, требовать работы от подчинённых, осуществлять контроль отчётности и исполнительской дисциплины.
Если система никак не включает часть подразделений, в которых люди по-прежнему станут работать с бумагой, при всём этом, что в других подразделениях этот же вид бумаг функционирует в электронном варианте, то случается разрыв цепочки – документ перемещается в электронном виде, потом кто-то должен его издавать, перенаправлять, регулировать прохождение и возвращать результат в систему. Подобная система будет отторгнута.
Во многих организациях в том или ином виде установлена СЭД. Но полной работы в ней никак не проводилось, так как, стараясь сэкономить, клиент приобрел 700 лицензий в систему, а внедрять принял решение самостоятельно. При этом администратор сети либо технический специалист никогда не будет способен научить секретариат работе с системой, он никак не представляет процессов документооборота, никак не обладает методами преподавания, никак не может контактировать с пользователями либо обучать топ-менеджмент.
Самое сложное – научить людей, подготавливать компанию к внедрению, внедрить, осуществляя контроль и достигая слаженной работы абсолютно всех работников. В подавляющем большинстве случаев это не получается осуществить без помощи других, и систему провозглашают «некачественной» и неуместной.
 
 
5. ВЫВОДЫ О ПЕРСПЕКТИВАХ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
 
На сегодняшний день системы электронного документооборота решают важные управленческие функции, представленные ниже.
1)Контроль документов, приказов и поручений. 
Сегодняшние СЭД располагают сформированными и наглядными средствами контролирования документов, отчётности, напоминаний по электронной почте и СМС о просроченных заданиях. Управляющий имеет возможность собственнолично осуществлять контроль движения документооборота, канцелярия отслеживает поручения начальства, автоматически рассчитывается показатель исполнительской дисциплины.
2)Быстрое согласование и рассмотрение документов в электронном виде. 
Так как не нужно делать копий бумажных документов и отдавать их заинтересованным лицам, передача электронного документа совершается почти моментально. Участники процесса приобретают электронный документ и тут же могут проводить работу с ним. Это ускоряет процессы документооборота в компании в десятки раз.
3)Обмен электронными документами с федеральными, судебными и региональными органами власти. 
СЭД позволяет формировать значимый документооборот для государственной власти, значительно ускоряя ход решения многих вопросов.
4)Поддержка принятия управленческих решений на основе отчётности, исполнения поручений, приказов и распоряжений, контроля.
5)Управление электронными архивами документов с десятками миллионов единиц хранения. 
Электронные архивы дают возможность за секунды отыскать необходимый акт, взглянуть ранние его версии, историю согласования, руководить актуальностью нормативных и организационно-распорядительных бумаг. СЭД имеют все шансы отслеживать обязательность актуализации документов в связи с трансформацией законодательной базы.
6)Обеспечение защиты документов от несанкционированного доступа и потери.
7)Организация электронного документооборота с контрагентами и ФНС – передача договоров, счетов, актов, счетов-фактур в электронном виде позволяют значительно ускорить процессы бухгалтерского документооборота.
Отчетливо прописанные маршруты документов дают возможность структурировать внутренние движения в компании, освободиться от беспорядка и издержек, неоднократных согласований одного и того же, уменьшить цепочки согласований и бюрократию.
Отчетливо прописанные маршруты документов дают возможность структурировать внутренние движения в компании, освободиться от беспорядка, издержек и забывчивости, неоднократных согласований одного и того же, уменьшить цепочки согласований и бюрократию.
Электронный документооборот наводит порядок в компании, требует внедрения новых инструкций по делопроизводству, регламентации процессов согласования, контроля. Если предприятие вводит электронный оборот, это предоставляет внутренний стимул, увеличение производительности и качества работы.
В органах государственной власти объем документооборота непрерывно увеличивается в среднем на 10-15% в год. Торговые фирмы кроме того подвергаются росту потока документов при надлежащем увеличении компании. Это увеличивает нагрузку на канцелярии, управляющих, работников и требует новейших решений от СЭД.
Тенденциями ближайшего будущего станет переход всё больших и больших бизнес-процессов документооборота в электронный вид. Компании станут переводить в электронную конфигурацию разнообразные заказы, отбор персонала, должностные записки, контракты и т.д. Электронная подпись перестанет быть привилегией органов администрации, а станет вводиться повсюду, в том числе, и с целью внутреннего применения в коммерческих организациях.
Интеллектуальные системы со временем внедряются в область электронного документооборота. Нейронные сети учатся извлекать содержание из документов, прогнозировать решение по резолюции, формулировать основные фразы, тему, автоматически сгруппировать акт. Это - реальность сегодняшнего дня, которая будет внедряться повсеместно.
 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
 
В каждой компании оборот или имеется, или его вовсе нет. В случае если предприятие способно действовать в обстоятельствах неофициального управления ("руководитель заявил - сделали"), в таком случае, несомненно, практически никакого документооборота в ней не имеется. 
В случае если же вводится конкретная формальность в управлении фирмой и в компании различных деловых процессов (либо, по-иному, "бизнес-процессов"), в таком случае заблаговременно либо запоздало появляется потребность хотя бы долю административных элементов выводить в высокоупорядочную документационную базу (к примеру, подбирать визы в договоре, фиксировать поступающие и исходящие послания, для того чтобы затем возможно было отыскать концы, и т. д.). Впоследствии появляется оборот.
На основании проделанной работы можно сказать, что внедрение электронного документооборота представляет собой сложный ступенчатый процесс, который наравне со своими плюсами имеет также и много минусов. Отрицательное влияние оказывает и неправильный процесс внедрения СЭД.
 
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
 
1. ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Автоматизированные системы. Термины и определения // Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. – М.: Комитет стандартизации и метрологии  СССР, 1991.  – 144с.
2. Славин Р. Единственный путь повышения эффективности производства – интеграция "снизу вверх". - Мир компьютерной автоматизации, 2000, № 1, с. 17-22.
3. Гершберг А. Ф., Мусаев А. А., Нозик А. А., Шерстюк Ю. М. Концептуальные основы информационной интеграции АСУ ТП нефтеперерабатывающего предприятия. – СПб: Альянс-строй, 2003. – 128с.
4. Любашин А. Н. Системная интеграция и системный консалтинг. - Мир компьютерной автоматизации, 2000, № l, с. 55-59.
5. Методы разработки интегрированных АСУ промышленными предприятиями   / Г. М. Уланов, Р. А. Алиев, В. П. Кривошеев. – М.: Энергоатомиздат, 1983. – 320с.
6. Данные сайта http://www.gdm.ru/educate/edu_managers/ 11.04.2005/2769/338/323/361/570/info_sponsors/469/book/3820/
7. Данные сайта http://i-docs.svaan.ru/magazinedo.html
8. Данные сайта https://www.tezis-doc.ru
9. Данные сайта http://www.ecmonline.ru/phparticles/ show_news_one.php?n_id=434
 
 


Похожие работы:

Воспользоваться поиском



Скачать работу: Проблемы внедрения электронных систем документооборота., 2017 г.

Перейти в список рефератов, курсовых, контрольных и дипломов по
         дисциплине Разное